Reuniones virtuales: cómo sacarles partido

La era digital ha permitido que Internet añada su grano de arena a la globalización. Ahora, tenemos la posibilidad de tener un equipo de trabajo conformado por integrantes procedentes de distintas partes del mundo.

Muchas de las empresas actuales poseen oficinas y trabajadores que se encuentran en diferentes husos horarios, lo que requiere una gran planificación y organización para coordinar adecuadamente los distintos departamentos.

Esto cada vez es más sencillo gracias al avance tecnológico, de modo que la comunicación se ve facilitada por medio de las hoy comunes reuniones virtuales. Sin embargo, para que estas sean eficientes y se cumplan los objetivos establecidos, es imprescindible seguir unos pasos a la hora de organizarlas. ¿Quieres saber cómo? ¡A continuación te lo explicamos todo! 

O si, por el contrario, lo que deseas saber es cómo organizar una reunión de trabajo normal, te dejamos algunos consejos en otro de nuestros artículos: Consejos para realizar reuniones de trabajo efectivas.

¿Qué son las reuniones virtuales y cuáles son sus ventajas?

Como muchos sabréis ya, las reuniones virtuales son encuentros de grupos de personas, generalmente realizadas a través de videollamadas. El objetivo de estas reuniones es discutir temas de ámbito profesional, que necesitan de una rápida solución, sin que sea necesaria una reunión presencial, o cuando esta última no es posible.

Algunas de las ventajas que van de la mano de las reuniones virtuales son:

• El ahorro de tiempo.
• La flexibilidad que proporcionan al no ser necesaria la presencia de todas las personas en el mismo lugar.
• La reducción en costes y tiempo de desplazamiento.
• La definición de objetivos y estrategias de una manera rápida y sencilla.
• El intercambio de información entre los trabajadores de una empresa en cualquier momento.
• La resolución de problemas rutinarios.

6 consejos para llevar a cabo una reunión virtual

Como mencionamos anteriormente, cada vez son más las empresas que llevan a cabo reuniones virtuales con sus equipos sin que el lugar y la hora sea un inconveniente. El único elemento que no puede faltar para llevarlas a cabo es la conexión a Internet, de modo que, si buscas una manera rápida y económica de comunicarte con tus trabajadores o compañeros, te presentamos a continuación algunos de los pasos más básicos para gestionar las reuniones de la manera más efectiva:

Establece una fecha y notifica a los participantes

Es posible que tengas que gestionar reuniones en las que haya miembros del equipo que se encuentren en diferentes zonas horarias. Por ello, antes de establecer una fecha para la reunión, es conveniente que tengas en cuenta la situación de los participantes y trates de establecer una que pueda encajar con todos los asistentes.

Además, envíales una invitación o un recordatorio al correo electrónico para asegurarte de que todos están informados y ninguno faltará a la reunión.

En caso de que algún asistente no pudiera asistir a la reunión, no te olvides de grabar la videollamada para que pueda estar al tanto del encuentro. Asimismo, este vídeo puede servir como copia de la reunión para consultar detalles sobre lo acordado.

Escoge un responsable para la reunión

Suele ser recomendable que quien lidere el encuentro online sea un Project Manager, ya sea tú u otro miembro del equipo.

La función principal del responsable de la reunión es la de establecer lo acordado durante la videollamada y planificar los pasos a seguir tras esta. Por ejemplo:

• La asignación de tareas,
• La asignación de una nueva reunión, o
• La adición de comentarios a la memoria del proyecto.

Prepara el material para la reunión

Un elemento que te facilitará el transcurso de la reunión será la preparación de documentos y puntos que serán revisados y tratados. Puedes crear una carpeta con todos estos documentos antes del encuentro y compartirlos con los asistentes de modo que todos ellos tengan a su disposición la información que formará parte de la reunión.

Gestiona el tiempo

También es importante que tengas en cuenta el tiempo que va a durar la reunión y el tiempo que le vas a dedicar a cada tema a tratar en ella, de modo que los asistentes no se distraigan o pierdan el hilo de lo que se está tratando.

Lo recomendable es que las reuniones virtuales no se extiendan demasiado, no sobrepasando la hora y media, ya que la atención de los participantes comenzaría a disminuir.

Utiliza una plataforma virtual accesible

Aunque cada vez la tecnología está más presente en nuestro día a día, todavía hay personas y pymes que no están familiarizadas con algunas de las plataformas de videollamadas. Por tanto, antes de llevar a cabo una reunión virtual con algún cliente o nuevos componentes del equipo, asegúrate de que tengan soltura con la herramienta que vayáis a utilizar.

Algunas de las más conocidas y fáciles de utilizar son Zoom o Skype, aunque también puedes utilizar Google Meets.

Cuándo no debes hacer una reunión virtual

A pesar de que esta elección depende de cada equipo, es cierto que las videollamadas suelen ser más efectivas para tratar proyectos o temas más concretos. Es por ello que, si es la primera toma de contacto con alguno de tus clientes, o vas a tratar temas más serios, sería más adecuada una reunión en persona, ya que demuestra más cercanía, calidez y formalidad. Es interesante evaluar si el tema a tratar debe llevarse a cabo cara a cara o de forma virtual.

Conclusión

A pesar de que organizar una reunión virtual también requiere de unos pasos y una estrategia, es mucho más sencillo de lo que puede parecer al principio. Si añades a tu planificación algunos de los tips que te hemos facilitado, la gestión de tu equipo podrá mejorar su eficiencia, así como el rendimiento de los trabajadores, aproximándote al logro de los objetivos de tus proyectos desde la virtualidad.

¿Tienes alguna otra metodología en tus reuniones virtuales o quieres saber más sobre ellas? ¡Coméntanos!