Cuando nos enfrentamos a la creación de un proyecto nos asaltan las dudas y nos planteamos incógnitas acerca de si no podremos completarlo a tiempo o si no se ajustará al presupuesto del que disponemos. Todas estas preocupaciones inundan la mente de quienes los gestionan, pero a continuación te mostraremos que la clave para alcanzar el éxito está en la planificación y la organización.
Cuando dividimos una gran tarea en pequeñas acciones, estas de repente comienzan a parecer mucho más sencillas. De modo que, si sigues de una manera adecuada los pasos que te explicamos a continuación para desarrollar tu proyecto, tus preocupaciones se reducirán y podrás asegurarte de que todo saldrá bien. ¡Sigue leyendo y no te lo pierdas!
Además, si necesitas comunicarte con tu equipo de forma telemática durante el desarrollo del proyecto, te recomendamos que leas: Mejores programas para realizar videoconferencias.
Identificación
IdentificaciónLa primera fase del ciclo de vida de un proyecto es la identificación del mismo. En esta etapa se mide el valor y la viabilidad a través de herramientas de evaluación para decidir si los gerentes quieren llevar a cabo el proyecto. Estas herramientas son:
Plan de negocio
Plan de negocioEl plan de negocio es un documento que justifica la necesidad del proyecto, donde además se añade una estimación de los posibles beneficios financieros.
Estudio de viabilidad
A través de esta herramienta se evalúan las metas, se establece un cronograma y los costes para determinar si se debería ejecutar el proyecto. Se sincronizan las necesidades del proyecto con los recursos disponibles para observar si es posible su realización.
Los proyectos propuestos que se etiquetan como no rentables y/o inviables son descartados por los equipos, y los que pasan estas dos pruebas son asignados a los departamentos y oficinas de proyecto correspondientes.
Planificación
Esta fase suele categorizarse como la más importante de todo el proceso ya que incluye toda la organización sobre lo que se va a hacer, cuándo y qué miembros del equipo realizarán cada tarea.
Para garantizar que nadie se pierda por el camino, es necesario que la planificación sea minuciosa y esté bien detallada. Además, a lo largo de esta se van incorporando evaluaciones sobre los posibles riesgos y sobre si en cada momento se dispone de los recursos necesarios para ejecutar las tareas asignadas.
En esta etapa también se busca un presupuesto realista, se establecen plazos de tiempo, se analizan los recursos, el riesgo y los sistemas de comunicación, entre otros.
Ejecución
Una vez el presupuesto está debidamente delimitado, se puede comenzar el desarrollo y la ejecución. A pesar de que tengas el plan claro, es muy recomendable tenerlo a mano a través de escritos o plantillas y ten presente un centro de comunicación en el que todos los miembros del equipo puedan colaborar en el progreso y asegurarse de que no se cometen errores.
Para garantizar una mejor y más sencilla gestión, puedes respaldarte en el uso de algún software. Además, como responsable, es recomendable que se revise continuamente el progreso y se lleven a cabo los cambios y adaptaciones necesarios para el correcto desarrollo del proyecto.
Control y seguimiento
Durante la etapa de ejecución, es importante ir realizando un control y supervisión de los procesos para comprobar que el plan se lleva a cabo según lo previsto en la medida de lo posible.
A fin de garantizar las fechas de entrega establecidas, los equipos deben supervisar cada tarea y calcular los indicadores de rendimiento para cerciorarse de que no haya grandes variaciones de costes y tiempos. La vigilancia constante ayuda a que el proyecto no sufra muchas desviaciones y detectarlas a tiempo.
Cierre
El proyecto se da por cerrado cuando se entrega totalmente terminado al cliente. Para ello, se comunica su finalización a los interesados y se liberan recursos para proyectos futuros.
Es recomendable redactar un informe de cierre en el que incluya un resumen del proyecto, detallando cómo funcionó, los cambios que se incluyeron y sus motivos, lo que se haría diferente para que tuviera un mayor éxito en el futuro, etc. Evaluando el ciclo de vida del proyecto, el equipo podrá avanzar mejor de cara al siguiente, utilizando los errores y los éxitos para construir procesos más fuertes y equipos más potentes.
Conclusión
A pesar de que en ocasiones la gestión de proyectos parece abrumadora, dividirlo en las cinco etapas que hemos desarrollado a lo largo del artículo puede ayudar a que los equipo se distribuyan de la manera más eficiente posible para afrontar incluso los proyectos más complejos.
La clave para alcanzar el éxito en un proyecto reside en la planificación, y cualquier ayuda que se obtenga a lo largo de este proceso puede marcar la diferencia en el resultado final.
¿Ahora estás listo para embarcarte en un nuevo proyecto? ¿Estás en el proceso de uno y esto te ha sido útil? ¡Cuéntanos, estaremos encantados de leerte!
