¿Cómo debe ser una sala de reuniones?

Una sala de reuniones es un espacio donde se toman la mayoría de decisiones o se cierran grandes acuerdos. Las características y el diseño de estos espacios pueden ser determinantes en el éxito de la reunión o el evento con los socios, clientes o directivos, pues influye en el clima general de la reunión.

Cualquier persona a cargo de la dirección de una empresa tiene claro que la imagen es importante. Aunque se trabaje bien o se cuente con un producto o servicio excepcional, todo esto es insuficiente si no se cuenta con una imagen capaz de convencer al cliente. Esto incluye el marketing, los logos…

Pero también los espacios de trabajo: ¿qué debe tener una sala de reuniones para sorprender y convencer a los clientes? ¿Qué elementos se deben incluir sí o sí? ¿Cómo mejorar un espacio anticuado? ¿Qué tips tener en cuenta para mejorar la experiencia del cliente? Estas son algunas de las principales preguntas que surgen a la hora de revisar estos espacios tan esenciales de las oficinas. En este artículo te contamos las características principales que debe tener tu sala de reuniones.

Distribución de una sala de reuniones

Lo mejor es recurrir a espacios diáfanos y abiertos. Además de fomentar las relaciones entre asistentes, te permiten controlar la visibilidad de la sala al completo. También es importante que sean luminosas. Además, deberás comprobar que cuenten con una buena distribución de sillas, mesas y resto de mobiliario. El montaje o distribución de la mesa y los asientos dependerá del número de asistentes y del tipo de reunión:

Montaje imperial

Utilizada para debates, lluvia de ideas, presentaciones sencillas o Juntas Generales. En este caso, transmite la sensación de que ambos grupos se sientan enfrentados, mientras que el director u organizador la preside.

Montaje en U

Limita más el número de asistentes, pero tiene la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos, esto, es, aporta un toque más informal a la reunión.

Circular

Se suele utilizar, por ejemplo, en cursos formativos y dinámicas de grupo. De esta forma, el grupo principal o anfitrión se sienta en la cabecera y el resto en sus respectivos lados.

Escuela o aula

Puede ser con mesas y sillas o con sillas con brazo (tipo pala), es el montaje utilizado por defecto para las formaciones, y en el que mejor situados están los asistentes con respecto a la proyección.

Teatro

Esta distribución se utiliza en salas grandes, en las que se reúnen un gran número de personas que no necesitan utilizar una mesa de apoyo para tomar notas. Las ponencias y presentaciones de libros suelen requerir este formato.

Espacios amplios y diáfanos

Las salas con grandes ventanas, amplio espacio y luz natural mejoran el clima de una reunión. Son las conocidas como oficinas open-office, espacios sin barreras, muy extendidas hoy día. En todo caso, si existen paredes acristaladas, deben ser translúcidas para mantener la privacidad en la reunión.

No conviene tampoco escoger un espacio demasiado grande: no es conveniente reunir a 6 personas en un gran salón donde sus voces y sus miradas se pierdan.

Orden y limpieza

La primera apariencia es la más importante. Por ello, la sala debe inspirar orden, equilibrio y limpieza. Esto ayudará a transmitir seguridad y tranquilidad a los asistentes. Cuando alguien se siente cómodo, siempre es más fácil cerrar tratos o acuerdos.

Decoración y mobiliario ergonómico

Elementos básicos que toda sala de reunión debe tener para que sea productiva serían blocs o folios y bolígrafos para tomar apuntes, botellas de agua, micrófono o intercomunicadores si la sala es muy grande y hay un gran número de asistentes y fuentes de energía accesibles, entre otros.

La decoración debe ser sobria para evitar distracciones, pero al mismo tiempo debe ser un espacio acogedor. Incluye algún centro de flores, cuadros decorativos, armario o muebles. Y lo más importante: las sillas deben ser ergonómicas, es decir cómodas, garantizando un buen nivel de productividad. ´

La apariencia es importante. La sala de reuniones perfecta debe combinar accesibilidad, comodidad y diseño. Lo idóneo es ofrecer una imagen moderna y actual para fomentar el buen clima en la reunión.

Equipos audiovisuales y demás tecnologías

Toda sala moderna debe contar con los equipos audiovisuales adecuados (televisión, proyector, equipo de sonido, conexión de alta velocidad, apuntador), en el caso de las conferencias, así como conectores o adaptadores de las diversas tecnologías.

Pizarra digital

Los espacios más avanzados cuentan con pizarras digitales al igual que en los colegios, ya que estás permiten una optimización todavía mayor del espacio de trabajo y fusiona lo digital con lo analógico. Esto no solo eleva la sensación de profesionalidad que se lleva el cliente, sino que permite que todo lo hablado y trabajado durante la reunión quede mucho más claro y explícito.

Conexión Wi-Fi

Aunque parezca obvio, muchas empresas no tienen una gran conexión Wi-Fi en la zona de su sala de reuniones. Esto se puede solucionar con la colocación de un router Wi-Fi en la sala o el uso de extensores de calidad de la señal. Un detalle que se valora mucho es ofrecer la contraseña al cliente en cuanto entre para que pueda utilizar sus dispositivos tecnológicos.

Servicio de coffee break o catering

También es importante contar con un servicio de agua, café o té durante el transcurso de la reunión. Cuando una reunión va a durar varias horas, es imprescindible ofrecer a los asistentes comidas o bebidas adecuadas. Esto se resuelve rápidamente con un servicio de catering.

Conclusión

Las salas de reuniones son el espacio en el que los clientes conocen y ponen ‘cara’ por primera vez a una empresa. Por eso, cuidar hasta el más mínimo detalle de estos espacios es esencial. Como se sabe la primera impresión es lo que cuenta, y una sala de reuniones descuidada, anticuada o sin todos los elementos necesarios puede suponer una pérdida de confianza por parte del usuario.

¿Y tú, cómo es tu sala de reuniones? Déjanos en comentarios las características de tus salas de reuniones, y, si tienes algún otro consejo ¡estaremos encantados de que lo compartas con nosotros!