Consejos para realizar reuniones de trabajo efectivas

¿Quién no ha participado en una reunión de trabajo en la que la energía está tan dispersa que es imposible llegar a ninguna conclusión clara y en la que cuesta dios y ayuda avanzar? Probablemente todos nosotros hemos estado en esa situación alguna vez, por lo que sabemos lo frustrante que puede llegar a ser.

La capacidad de organizar reuniones de forma efectiva es una de las claves para el éxito de cualquier proyecto y de cualquier organización, estemos en el sector que estemos, y sea el proyecto de la talla que sea. Si no logramos dirigir el gran potencial que ofrecen estas reuniones en la dirección adecuada, podemos estar desperdiciando recursos valiosos, tiempo y energía de manera innecesaria. Por el contrario, una reunión bien diseñada y dirigida puede ser un entorno ideal para poner en común ideas, tomar decisiones importantes de manera efectiva, abrir nuevas rutas creativas, y solucionar multitud de problemáticas que, inevitablemente, surgirán en el recorrido de nuestros proyectos.

Pero ¿cómo lograrlo? ¿cómo conseguimos que una reunión sea productiva y eficiente, y a la vez que todos los participantes se sientan escuchados sin que el proceso se alargue ad eternum? Veámoslo en un poco más de detalle.

Reuniones de trabajo: ¿Cómo realizarlas de forma efectiva?

Si vamos a hacer una reunión de trabajo y queremos que sea una reunión efectiva, hay dos facetas importantes que tenemos que tener en cuenta. Por un lado está el diseño de la reunión, la organización de la misma. Por otro lado, está la dinámica o la gestión de la misma. Como vemos, una de las cuestiones es previa y tiene que ver con todos los aspectos de planificación que rodean a la reunión. La otra es posterior, y se da en el momento de la reunión, in situ. Veamos ahora en un poco más de detalle en qué consisten las dos vertientes.

Diseño y organización de la reunión:

En este punto tendremos que pensar en la estructura de la reunión. 

• Lo primero que tendremos que tener en cuenta es la duración de las reuniones. En este sentido, cuanto más largas sean, menos efectivas. El límite normal se suele establecer en dos horas. Si, por la razón que sea esto se alarga, será conveniente realizar descansos o pausas que permitan a los participantes relajarse y despejar la mente. Continuar de seguido sería contraproducente. 
• Deberemos determinar de forma específica lo que buscamos sacar de la reunión. ¿Cuáles son los objetivos de la misma? ¿Dónde nos encontramos ahora? ¿Cómo tenemos pensado conseguirlos? Esto debe estar bien claro desde el principio o tenderemos a la, tan temida, dispersión.
• Otro tema importante a concretar es quién participa en la reunión. Todos sabemos que a mayor número de personas, mayor complejidad, y por tanto, más difícil llegar a conclusiones y tomar decisiones. Que asistan a la reunión solamente los imprescindibles. Mejor hacer varias reuniones pequeñas y organizadas que una enorme y disfuncional.
• El lugar de la reunión también es importante. ¿Será telemática o presencial? ¿En un entorno de trabajo o en una cafetería? Todo ello determinará la dinámica de la reunión, y dependiendo de lo que busquemos con el encuentro, será más interesante organizarla en un sitio u en otro.

Con todo esto pensado y estipulado, avisaremos a las partes interesadas lo antes posible, detallando de antemano, si es posible, los puntos principales sobre los que versará la reunión. De esta forma, estaremos allanándonos el camino para una reunión eficiente y organizada. En este sentido, es muy importante poner de manifiesto en el momento de la comunicación la importancia de la puntualidad y la preparación de la reunión. Todo el mundo debe llegar a la hora marcada y con la parte que le corresponde hecha.

Dinámica y gestión de la reunión:

Tiene que ver con cómo conducimos la reunión cuando ésta tenga lugar.

• Empezaremos con dar un esbozo del contenido y la estructura de la reunión, centrándonos en los temas más importantes y dejando lo secundario para después.
• Que todo el mundo pueda participar es importante, por lo que será necesario establecer una dinámica de participación, ya sea a través de un turno de palabra, un sistema de interacción o un moderador.
• También será importante abrir un espacio para dudas, reflexiones y para resumir el contenido de la reunión al final. De esta forma, ganaremos en claridad y concreción.

Por último, subrayar la importancia de realizar un documento posterior a la reunión que establezca las medidas y conclusiones alcanzadas. Ese documento deberá, por supuesto, compartirse con todos los interesados.