6 estrategias para priorizar tareas en el trabajo

Si eres como la mayoría de las personas, procuras priorizar tareas en tu trabajo con la intención de ser lo más productivo posible. Sin embargo, a medida que el día avanza, es posible que te encuentres atendiendo múltiples solicitudes urgentes mientras ves tu lista de tareas se agranda.

Por ello, priorizar las tareas de manera efectiva teniendo en cuenta los objetivos futuros puede cambiar esto. De tal forma, podrás asegurar que cada tarea que abordes genere valor, evitando que las tareas sin importancia llenen tu lista de tareas pendientes.

Al implementar estrategias de priorización, puede cambiar drásticamente la productividad de su jornada laboral para aprovechar al máximo su tiempo en la oficina. En este artículo te mostraremos estrategias para priorizar las tareas y gestionar las cargas de trabajo. ¿Quieres saber cuáles son esas estrategias? ¡A continuación te lo explicamos todo!

Estrategias para priorizar tareas en el trabajo

La priorización es el proceso de añadir un valor a una tarea y luego ordenar de más a menos importante en función del valor asignado. El priorizar los proyectos es esencial para gestionar y ejecutar eficazmente las tareas, y es sin duda uno de los puntos fundamentales para el éxito.

Identificar lo que es importante según los objetivos

Si bien puede parecer una estrategia de gestión del tiempo inmediata, la priorización es clave para lograr objetivos a largo plazo. Comprender para qué está trabajando realmente, ya que ayuda a identificar las tareas más adecuadas para esos resultados futuros.

Para ello, puede ser una buena idea dividir estos objetivos más grandes en objetivos más pequeños relacionados con el tiempo. Por ejemplo, una meta anual se puede dividir en listas de tareas pendientes mensuales, que luego conducen a tareas semanales, prioridades diarias, etc.

La mayoría cae en el error de pensar que estar ocupado equivale al progreso. Sin embargo, llenar tu día con tareas que no tienen impacto en un objetivo final es una pérdida de tiempo. Sé coherente contigo mismo sobre el valor duradero de cada tarea y ten en todo momento en mente el objetivo final.

Priorizar según la importancia y la urgencia

Es esencial saber que las tareas deben clasificarse y priorizarse según su importancia y urgencia.  

• Si una tarea es urgente e importante, esta tarea debe realizarse primero.
• Si es importante pero no urgente bloquee tiempo en su calendario para hacer esto sin interrupción.
• Si es urgente, pero sin importancia, esa tarea se debe delegar.
• Si la tarea no es ni urgente ni importante, la debes quitar de tu lista de tareas pendientes.

Otra estrategia para garantizar que se prioricen las tareas importantes es la metodología de tareas más importantes. Esta estrategia implica crear una lista separada de solo tres tareas que deben realizarse ese día. Estas tareas deben elegirse más por su importancia que por su urgencia. Para decidir, hágase preguntas orientadas a objetivos: ¿qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final?, ¿qué puedo hacer hoy para avanzar en mi progreso hacia esa meta?

Considerar el esfuerzo

Al mirar una larga lista de cosas por hacer es fácil sentirse abrumado por el trabajo que hay que hacer, una sensación que reduce la productividad. Una estrategia para superar esto implica evaluar las tareas de acuerdo con el esfuerzo requerido para completarlas.

Si su lista de tareas se está volviendo demasiado pesada, priorice aquellas tareas que requieren un tiempo y esfuerzo mínimos y avance rápidamente. Esta limpieza de tareas le dará un respiro y generará una sensación de logro para impulsarlo a lo largo del día.

Realizar una lista con todas las tareas

La priorización efectiva proviene de comprender el alcance completo de lo que necesita hacer, incluso las tareas más mundanas deben escribirse y considerarse. Con el objetivo de tener una imagen completa y general, es una buena idea incluir las tareas personales y laborales en una sola lista de tareas. Una vez que todo está escrito, la priorización generalmente ocurre de acuerdo con la importancia, la urgencia, la duración y la recompensa de cada tarea.

Destacar lo urgente

Su lista de tareas debe proporcionar una visibilidad completa de los plazos ayudándole a identificar qué tareas deben completarse con prontitud y planificar con anticipación de acuerdo con los plazos futuros. También es importante crear, sino continuarás retrasando tareas importantes simplemente porque no son sensibles al tiempo.

Evitar prioridades contrapuestas

Cuando las tareas en las que estás trabajando no son difíciles, es relativamente fácil administrarlas. A medida que aumenta la dificultad, las personas que están en posiciones de poder tienen más probabilidades de priorizar un solo objetivo, mientras que las personas en posiciones de bajo poder seguirán tratando de administrar múltiples prioridades.

Esta estrategia de doble tarea se ha relacionado con una disminución en el rendimiento, lo que significa que las tareas más importantes no se cumplen al más alto nivel. Una táctica para mantenerse enfocado en una tarea importante a la vez es identificar posibles distracciones y evitarlas a lo largo del día, así también estaremos trabajando en la motivación.

Conclusión

Cuando estableces prioridades claras para tu trabajo puedes aumentar la productividad, gestionar mejor tu tiempo y sentirte confiado de que cumplirás con los plazos siempre.

Recuerda, el propósito de la priorización es dedicar tiempo a trabajar en las tareas importantes, aquellas cosas que marcarán la diferencia a largo plazo y te llevarán en la dirección correcta. Cuando la priorización es correcta, te sentirás menos reactivo y más enfocado e intencional. El objetivo es completar el trabajo y que signifique un verdadero progreso.

¿Y tú, has empezado a priorizar las tareas en tu trabajo? Déjanos en comentarios tus experiencias, y si tienes algún otro consejo ¡estaremos encantados de que lo compartas con nosotros!