Tips para optimizar tu rutina de trabajo

Trabajar de nueve a dos ya no es tan común como antes. A la vez que aparecen nuevas herramientas, como el teletrabajo y el coworking, las empresas disponen de una mayor flexibilidad para adaptar cada rutina de trabajo a las diferentes tareas que se han de llevar a cabo. Esta flexibilidad ha sido un factor clave para la supervivencia de varios negocios tras los duros meses de confinamiento por la pandemia de Covid-19, y el periodo de recuperación, por el que todavía están sufriendo varias empresas.

No obstante, disponer de esta flexibilidad no implica dar rienda suelta por completo a los trabajadores, ya que tener una rutina de trabajo es esencial para poder optimizar los reesultados.

¿Por qué son necesarias las rutinas de trabajo?

Cuando pensamos en una rutina, lo primero que se nos viene a la mente es un proceso monótono y aburrido. ¡Incorrecto! Tener una rutina implica seguir un orden para facilitar el flujo de trabajo y así llevar a cabo unas tareas, ya sea estableciendo reuniones semanales para hablar sobre el progreso de la empresa, o incluso sesiones de brainstorming.

Es aquí donde entran en juego las habilidades organizativas de las empresas, y es importante que usen esta herramienta a su favor. Las rutinas condicionan nuestro comportamiento a base de varias repeticiones, creando una estabilidad en el trabajo y mejorando el proceso de aprendizaje. Por tanto, si la empresa quiere promover la innovación, es necesario crear una rutina que favorezca la creación de ideas y el trabajo en equipo.

Tips para crear rutinas de trabajo productivas

Control

Lo más importante a la hora de crear una rutina de trabajo es controlarla mientras se está realizando. No debemos implementar una rutina a nivel individual o empresarial y dejar que los trabajadores la lleven a cabo sin supervisión. Esto no quiere decir que se penalice a aquellas personas que no se rijan por la rutina impuesta, sino ofrecer las herramientas necesarias para que puedan realizarlas sin dificultad y modificar aquellos aspectos que impidan ese flujo de trabajo.

Flexibilidad

Como bien sabemos, no hay dos personas que trabajen exactamente igual y, por tanto, no podemos hacer una rutina para todos los trabajadores y esperar obtener los mismos resultados. Es cierto que debemos ofrecer unas pautas generales a seguir para que la empresa trabaje al unísono, pero sin olvidarnos de que debemos adaptarnos al factor más importante y cambiante de cualquier organización: el factor humano. 

Trabajo en equipo

Las empresas dependen de la colaboración de varios trabajadores con diferentes habilidades y conocimientos para desarrollar múltiples tareas a diario. Por tanto, cualquier rutina debe estar basada en el trabajo en equipo para acelerar el proceso, combinando todos los recursos necesarios para optimizar la productividad y eficiencia de los trabajadores.

Qué evitar en tus rutinas de trabajo

Como hemos mencionado anteriormente, es muy importante saber adaptarse al contexto en el que se encuentra la empresa y, por tanto, debemos evitar crear rutinas generales con baja participación. Esto es muy fácil decirlo, pero ¿cómo podemos hacerlo?

En primer lugar, debemos pensar en por qué los trabajadores evitan ceñirse a una rutina. Es cierto que, dependiendo del trabajo, hay algunas rutinas que son inevitablemente monótonas, como las cadenas de montaje. No obstante, sean o no actividades repetitivas, no debemos crear una rutina cerrada, con horarios fijos y objetivos muy exigentes. 

El tiempo es un factor crucial que podemos utilizar a nuestro favor, ya que debemos encontrar un balance entre exigencia y tiempo. Si sabemos que una tarea es muy exigente y requiere una gran dedicación, debemos crear una rutina que permita realizar esta tarea con tiempo suficiente para consultar con compañeros y corregir errores obteniendo así el mejor resultado.

En segundo lugar, debemos evitar crear la sensación de falta de rapidez. Por supuesto que queremos trabajar de forma tranquila, con tiempo de modificar todo lo necesario para realizar una tarea a la perfección, pero esto no quiere decir que dispongamos de todo el tiempo del mundo para hacerlo. Por tanto, mediante incentivos podemos motivar a los trabajadores para que vayan cumpliendo los objetivos dentro del tiempo del que disponen, optimizando así la productividad del proceso.

Finalmente, no debemos crear grupos de trabajo cerrados, es decir, no promover la comunicación intergrupal. Es cierto que para trabajar de forma más eficiente es preferible tener todos los recursos necesarios presentes en un grupo de personas. No obstante, el poder colaborar con otros grupos o departamentos rompe esa angustiosa monotonía y promueve el pensar más allá de lo establecido.

Conclusión

Tener una rutina no solo no es sinónimo de monotonía, sino que es un factor fundamental que conlleva al éxito. No necesitas tener un horario y objetivos fijados para ser un trabajador productivo, sino tener una estructura que te dé la flexibilidad necesaria para trabajar sin urgencia, pero acelerando el proceso. Una estructura que premie la productividad y que no penalice los errores, sino que ofrezca las herramientas necesarias para modificar aquellos aspectos que impiden el flujo de trabajo.